모든 직장인은 말보다는 보고서로 의견을 제시하고 의사결정을 한다. 보고서는 단순한 문서가 아니라 사업추진에 대한 작성자의 의도와 결재자의 설득가능한 사항이 담겨 있어야 한다.
대부분의 보고서는 보고내용에 따라 일정 수준의 양식이 있다. 이러한 보고서의 템플릿을 따라해도 어느 정도 보고에는 무리가 없다. 적어도 보고서에 결격 사유는 없다는 얘기이다.
이책에서는 그러한 템플릿의 필요성과 작성방법에 대한 설명이 포함되어 있다.
보고서 작성의 5가지 기본요소는 우선 쓰는 사람(보고서 작성자)과 읽는 사람(보고서 지시자)이 있다. 그리고 주제와 그 주제에 대한 대답, 읽는 사람의 기대반응이 있다.
보고서는 생각하기, 프레임 설정하기, 작성하기, 전달하기의 순으로 구성된다.
<생각하기>
프로세스를 머릿속에 떠올려라, 상사의 숨은 의도를 파악하라. 예상되는 답을 먼저 생각하라, 전략적으로 자료를 수집하고 활용하라, MECE를 통해 사고의 기본을 이해하라, 로직트리로 생각을 구체화하라, 5W3H를 활용해 보고서의 기본을 다져라
<프레임 설정하기>
SCQ로 핵심질문을 도출하라, 보고서의 틀을 위한 스토리라인, 보고서의 틀을 구체화하는 스토리보드, 피라미드 구조를 활용하라
<작성하기>
수집한 자료를 스토리라인과 결합하라, 사실을 기반으로 메시지를 도출하라, 한 장의 슬라이드에 하나의 메세지를 담아라, 모호한 표현으로 핵심을 흔들지 마라, 문장은 짧게, 용어는 쉽게 써라, 최대한 수치화하라, 과도한 텍스트보다 차트나 도형을 활용하라, 디테일로 완결성을 높여라
<전달하기>
TPO를 고려해 내용을 전달하라, 1페이지 보고서로 상사의 마음을 사로잡아라, 예상질문 리스트를 만들어 대응하라, 엘리베이터 스피치로 전달력을 높여라
훌륭한 보고서는 나와 상대방이 상호공감대를 형성할 수 있고 내가 말하는 바를 상대방이 이해할 수 있어야 한다. 나아가 내가 말하는 것이 상대방 또한 기대하고 있던 것이어야 한다.
보고서 작성의 마지막 단계는 “검토하기”이다. 보고서 작성방법의 활용과 스토리라인에 문제가 없는지, 사실에 근거를 두고 논리적으로 타당한지를 검토한다.
마지막으로 저자가 강조한 사항이다.
보고서 작성은 문서작성이 아니다. 내가 생각한 것에 대한 명확한 근거, 스토리, 콘셉트 등을 필요로 한다.
보고서 작성은 보고를 위한 것이다.내가 말하고자 하는 것이 상대방이 듣기 원하는 것과 일치해야 한다.
보고서는 결국 실행을 위한 토대이다. 실행으로 이어지려면 왜 그것을 해야 하는 지에 대한 근거가 필요하다.
이책은 물고기를 잡아주는 책이 아니다. 이책에서 제시하는 방법을 만족하면서 작성하기는 쉽지 않다. 다만, 이러한 방법을 염두에 두고 작성하다 보면 실력이 늘거라고 생각한다.
2017.7.28(금) 추가
(Page 57)가설 사고력을 높이기 위한 방법은 무엇일까? 크게 네가지가 있다. 하나는 유사한 사실에 기반을 둔 생각이다. 회사에서는 유사한 일들이 많다. 그러므로 유사한 일로부터 공통점을 이끌어내야 한다. 두번째는 다양한 관점에서의 생각이다. 세번째로 관찰과 질문이다. 마지막으로 일반적인 사람들의 생각과는 정반대의 생각을 해보는 것이다.
(Page 65)필요 정보를 구체화할때 해당 정보가 왜 필요한 지 스스로로에게 물어보면서 불필요한 자료수입을 줄여야 한다. 마지막으로 이렇게 관련 정보가 구체화되면, 이러한 정보를 어떻게 수집할 것인지를 생각한다. 자료수집에서 항상 기억하고 있어야 할 것은 현장이나 고객 관점에서의 생각이다.
(Page 155)메세지 표현의 키 포인트
명확한 단어를 사용하라 / 불필요한 형용사나 부사를 사용하지 마라 / 사람에 따라 해석이 달라질 수 있는지를 파악하라(Page 156)문장은 짧게 용어는 쉽게 써라
(Page 205)1페이지 보고서의 키 포인트
내용을 단순히 요약하지 말고 핵심 메시지를 파악하라 / 문제나 해결방안에 초점을 두어 1페이지를 작성하라 / 1페이지를 뒷받침하는 근거(별첨)을 확보하라(Page 212)예상질문 리스트 작성의 키 포인트
보고 전에 사전검토를 통해 예상질문을 만들어라 / 상사의 스타일을 파악하고 예상질문을 만들어라 / 보고 유형에 맞는 예상질문을 만들어라
(page 236)보고서 작성의 3가지 훈련법
– 읽기 : 어떤 자료를 어떻게 읽을 것인가?
– 쓰기 : 어떤 내용을 어떻게 지속적으로 쓸 것인가?
– 검토하기 : 기존 보고서들을 어떤 관점에서 어떻게 평가할 것인가?